El que no es defineix, no es pot mesurar. El que no es mesura, no es pot millorar. El que no es millora, sempre es degrada.
Potser alguna vegada hagis sentit aquesta frase del físic William Thomson Kelvin, que ens serveix per il·lustrar de forma perfecta la importància dels KPIs en la gestió de la nostra empresa..
I és que, com es dedueix d'aquesta cita, tan important resulta saber definir els indicadors rellevants, com disposar d'informació fiable i saber interpretar-la per a prendre millors decisions en el nostre negoci.
No obstant això, a la pràctica, tot es complica una mica més. Quins KPIs hauries de tenir en compte en el teu negoci? I, sobretot, com adoptar un sistema de gestió eficient?
El fundador de Coneix i emprenedor amb més de 20 anys d'experiència Miquel Delclòs ens ho explicava durant un seminari web que va tenir lloc el 14 de març i que organitzem juntament amb Secartys.
Pots veure la sessió gravada o continuar llegint aquest article, en el qual t'hem resumit els punts més importants.
Comencem?
Què són els KPIs de gestió empresarial?
Els KPIs (o indicadors claus de rendiment, per les seves sigles en anglès) mesuren l'eficiència de procediments clau d'una empresa.
Ens permeten saber on estàvem, on estem, on anem, on estarem, quan arribarem i com arribarem.
Fixa't en un aspecte: quan parlem de KPIs, anem més enllà del que es té en compte en els tradicionals informes de resultats que solen dir-nos com ens ha anat el mes o l'any passat.
Idealment, els KPIs no es limiten a indicar-nos la nostra situació passada, sinó que també ens parlen de la nostra situació present i futura.
Quines eines necessitem per a un correcte mesurament i anàlisi dels KPIs?
Mesurament i anàlisi: un procés compost per dues parts.
Pel que fa al mesurament, l'ideal seria comptar amb un software ERP, com el nostre software Coneix o altres opcions igualment disponibles en el mercat. En molts casos, aquest ERP substituirà a la tradicional recollida de dades en un conjunt de fulls d'Excel.
Algunes dels indiscutibles avantatges d'un software ERP és que permeten accedir a la informació empresarial en temps real, a més d'automatitzar processos i reduir costos a mitjà i llarg termini.
Quant a l'anàlisi de dades, resulta interessant afegir una capa de Business Intelligence mitjançant eines com Tableau, Power BI, Qlik, Dom, etc.
Aquest tipus d'eines ens permeten visualitzar les nostres dades de manera clara mitjançant gràfics i fer prediccions en el temps.
Per descomptat, tant els processos de recollida de dades com de *BI ja estan evolucionant a causa de l'impacte de la intel·ligència artificial, la qual cosa donaria per a un altre article.
Quins tipus de KPIs de gestió empresarial existeixen?
Conèixer les nostres eines de gestió està bé, però quines dades hem de gestionar exactament?
La realitat és que existeixen múltiples maneres de categoritzar els KPIs de gestió empresarial. Et deixem amb algunes classificacions útils.
KPIs de rendiment i de seguretat
A més d'explicar-te la diferència entre sengles tipus, prendrem l'exemple d'un vehicle, ja que, igual que el nostre negoci, aquest també disposa dels seus propis indicadors:
- KPIs de rendiment: són aquells que parteixen de la definició d'objectius i ens permeten controlar el seu abast.
En un automòbil, trobaríem, per exemple, l'indicador de velocitat.
L'equivalent, en el nostre negoci, podrien ser els indicadors de vendes, producció o el nombre de projectes actius.
- KPIs de seguretat: ajuden a controlar la salut i la viabilitat de l'empresa.
Seguint amb el símil de l'automòbil, trobaríem, per exemple, l'indicador d'oli.
En la nostra empresa, alguns indicadors de seguretat podrien ser la tresoreria a 3 o 6 mesos o el cashflow, entre altres.
T'has fixat en l'evolució dels indicadors d'automòbils? De proporcionar-nos únicament l'indicador de gasolina, el de velocitat i el comptador de km a dir-nos a quina hora arribarem a destí o en quants km haurem de parar a repostar, entre molts altres.
KPIs setmanals, mensuals, trimestrals o anuals
Encara que més endavant veurem alguns consells sobre com seleccionar els KPIs més adequats segons les necessitats del nostre negoci, t'avancem que la clau no està a recollir tots els indicadors possibles, sinó en saber seleccionar els més apropiats.
Per exemple, en el cas d'una empresa que treballi amb molts projectes en paral·lel, segurament és necessari fixar-nos en indicadors de facturació a 12 mesos, ja que els indicadors mensuals donarien una muntanya russa de resultats poc fiables i rellevants.
KPIs globals i de departament
L'òptim és que existeixin KPIs globals que es comparteixin per a tots els departaments i KPIs per cada departament.
La primera tipologia permitirà cimentar una visió global del negoci per part de l'equip i augmentar el seu compromís amb els seus objectius, mentre que el segon tipus ens permetrà mesurar l'acompliment de cada departament segons les especificitats de la seva activitat.
Per exemple, el departament comercial pararà esment al nombre de vendes per famílies, màrqueting recollirà el número de leads, un cap de projectes tindrà en compte el nombre de projectes actius i la seva previsió a futur, mentre que qualitat tindrà en compte el nombre d'incidències.
10 consells clau per a tenir èxit amb els nostres KPIs de gestió empresarial
- Senzillesa. Els KPIs han de ser fàcils d'obtenir i interpretar.
- Temps real. L'òptim és que provinguin d'un sistema que pugui consultar-se en temps real.
- Fiabilitat Hem d'assegurar-nos que nostres KPIs recullen dades fiables i de confiança.
- Disciplina. Cal ser capaços d'adoptar la disciplina i el lideratge necessaris per a una recollida de dades efectiva.
- Credibilitat Evitem matar al missatger. Una vegada establert un sistema de recollida de dades fiable, resulta convenient no invalidar el valor del KPI o al seu missatger.
- Quantitat apropiada. Qualitat per sobre de quantitat. Un error inicial molt comú és el de definir un nombre massa elevat d'indicadors.
- Accés. No dubtem a compartir els indicadors clau amb el màxim nombre de persones en l'organització. Millor que alguns membres de l'equip tinguin accés a dades que no necessitin que al revés.
- Període temporal adequat. És important triar el període temporal adequat segons les especificitats del nostre negoci.
- Especificitat. Incloguem KPIs que siguin específics de la nostra activitat, com el nombre d'usuaris en el cas d'un ERP, el nombre de projectes en el cas d'una enginyeria o el nombre d'unitats fabricades en el cas d'una fàbrica de cadires.
- Varietat. Incloguem KPIs globals i departamentals, així com KPIs de rendiment i seguretat.
5 exemples de taulers de control de KPIs de gestió amb Coneix
És tan important recollir aquells indicadors que siguin pertinents per al nostre negoci com saber-los analitzar. I això s'aconsegueix gràcies a taulons d'anàlisis i gràfics clars que s'entenguin a simple vista.
Perquè et facis una idea més precisa, et deixem amb alguns exemples de taulers de control de KPIs que hem desenvolupat al llarg de diferents implementacions de nostre software erp Coneix.
Exemple #1: Tauler de seguiment de la productivitat de diferents equips
Exemple #2: Tauler de seguiment del volum de tasques i previsió a futur mitjançant metodologia Lean
Exemple #3: Taula d'ingressos, despeses i beneficis a passat, present i futur
Exemple #4: Gràfic de seguiment d'oportunitats comercials
Exemple #5: Producció passada, present i futura comparada amb la capacitat de producció òptima
Reflexions finals
Com Miquel Delclòs apuntava durant el seminari “KPIs essencials per a una gestió empresarial eficaç”, estem acostumats a dirigir les empreses mirant pel retrovisor.
En altres paraules: a tirar la vista enrere cap al camí ja recorregut, sense aprofitar les oportunitats de seguiment a temps real ni la possibilitat de realitzar previsions a futur.
Aquest fet té molt a veure amb la necessitat d'implicar a tot l'equip en el procés de recollida de dades, la qual cosa rares vegades resulta fàcil.
Per exemple, en el cas de l'adopció d'un software erp, normalment, li estarem demanant a l'usuari un augment de la seva càrrega de treball, a causa de la recollida de dades noves i a la necessitat d'adaptar-se a una nova eina. I més treball sol implicar resistències.
En aquest sentit, la disciplina i el lideratge són claus.
Per molt que els empleats insisteixin que no tenen temps de registrar les tasques, està demostrat que la productivitat creix un 20% quan s'adopta un sistema d'organització de tasques.
Sense parlar del món de possibilitats que se'ns obre ja que, el que obtenim quan adoptem un sistema de gestió eficient, és un simulador de negoci.
Imagina poder configurar en el teu sistema a un enginyer fictici per a mesurar l'impacte del seu treball en tots els aspectes del teu negoci abans de realitzar contractacions.
I això és només un exemple de tot el que els *KPIs i un bon sistema de gestió poden fer per tu. Pel nostre costat, continuarem lluitant perquè les organitzacions aconsegueixin aprofitar totes aquestes eines per a millorar la seva rendibilitat.
Llest/a per a fer el salt? Contacta amb nosaltres per a una demostració personalitzada i descobreix tot el que Coneix pot fer per al teu negoci.
CA 
ES 
EN